個人情報保護法では、特定の個人情報を容易に検索できるように整理し、体系的に構成したものを「個人情報データベース等」としています。
また、コンピュータで利用できるように電子データ－化したものだけでなく、50音順や生年月日順など一定の基準に従って分類・整理したカルテや名刺など、個人を特定する為に容易に検索可能な状態になっている場合は、「個人情報デーテーベース等」に該当します。
法律の条文は、次のように書かれています。
この法律において、個人情報データベース等とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に挙げるものをいいます。
① 特定の個人情報を、電子計算機を用いて検索する事ができるように体系的に構成したもの
② 前号に掲げるものの他、特定の個人情報を容易に検索する事ができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの
個人情報データベース等に該当する事例と該当しない事例は次のとおりです。
個人情報に該当する事例と不該当しない事例は、次の通りです。
＊ 個人情報に該当する事例
＊個人情報データベース等に該当する事例
１）電子メールソフトに保管されているメールアドレス帳（メールアドレスと氏名を組み合わせた情報を入力している場合）
２）ユーザーＩＤとユーザーが利用した取引についてのブログ情報が保管されている電子ファイル
３）従業員が、名刺の情報を業務用のパソコン（所有者を問わない）の表計算ソフト等を用いて入力・整理し、他の従業員等によっても検索できる状態にしている場合
４）材派遣会社が、登録カードを氏名の五十音順に整理し、五十音順のインデックスを付してファイルしている場合
５）氏名、住所、企業別に分類されている市販の人名録
＊ 個人情報データベース等に該当しない事例
１）従業員が、自己の名刺入れについて他人が自由に検索できる状況に置いていても、他人には容易に検索出来ない独自の分類方法により名刺を分類した状況である場合
２）アンケートの戻りはがきで、氏名、住所等で分類整理されていない状態にある場合
